Уведомляем Вас о переходе на электронный документооборот

 Уважаемые клиенты и партнёры! 

ООО ПКФ «Диана» благодарит Вас и Вашу компанию за сотрудничество и уведомляет, что с августа месяца 2019 года переходит на электронный обмен документами, включая:

— акт 

— накладная 

— счет на оплату 

в соответствии с   Соглашением  об использовании электронных документов.

 

Движение электронных документов по требованию законодательства организовано через аккредитованного ФНС РФ Оператора электронного документооборота — АО «ПФ «СКБ Контур» (http://www.diadoc.ru).

 

Использование системы ЭДО для приема и обработки документов бесплатное. Для работы необходим только компьютер с выходом в интернет и действующая электронная подпись. Для регистрации и дальнейшей работы с документами можно использовать уже имеющуюся электронную подпись для сдачи электронной отчетности любого аккредитованного ФНС РФ Оператора электронного документооборота. 

 

Электронный обмен документами будет доступен с  01.08.2019г.

 

Для информации: юридическая значимость электронных документов и возможность их использования в бухгалтерском и налоговом учете закреплена следующими нормативными актами:

 

• Федеральные законы №63-ФЗ от 06.04.2011 и №402-ФЗ от 06.12.2011;
• Налоговый кодекс РФ (п.1 ст. 169);
• Постановление Правительства №1137 от 26.12.2011;
• Приказ Минфина  №50н от 25.04.2011.

 

В случае отсутствия у Вас технической возможности или отказа от  перехода на ЭДО,  документооборот будет осуществляться на прежних условиях.

 

 Соглашение об использовании электронных документов

Общество с ограниченной ответственностью производственно-коммерческая фирма «Диана» (в дальнейшем – ООО ПКФ «Диана») в лице директора Мефёденко Виктора Фёдоровича, действующего на основании Устава, заключит настоящее соглашение об использовании электронных документов (далее - «Соглашение») на нижеследующих условиях с любым лицом, присоединившимся к настоящему Соглашению согласно статье 428 Гражданского кодекса Российской Федерации.

1. Термины и определения

Для целей настоящего Соглашения нижеизложенные термины используются в следующих значениях:

1.1.            Электронная подпись (ЭП) - усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № бЗ-ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.

1.2.            Электронный документооборот (ЭД) - процесс обмена между Сторонами в системе ЭД документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП.

1.3.            Оператор ЭД - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭД. Оператором ЭД является ЗАО «ПФ «СКБ Контур».

1.4.            Направляющая Сторона - Сторона, направляющая документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.5.            Получающая Сторона - Сторона, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи.

1.6.            Исходящий электронный документооборот - процесс отправления ООО ПКФ «Диана» документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

1.7.            Входящий электронный документооборот - процесс приема ООО ПКФ «Диана» документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи от другой Стороны.

2. Предмет Соглашения и общие обязательства Сторон

2.1.            Электронный обмен документами осуществляется Сторонами в соответствии с действующим законодательством РФ, в том числе Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 года N бЗ-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 года № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

Электронный обмен документами осуществляется в рамках обмена Сторонами, следующими первичными учетными документами, а именно:

• Акт об оказании Услуг (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 24.03.2016г № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
• Товарная накладная ТОРГ 12 (в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 24.03.2016г № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет- фактуру, в электронной форме» и утвержденном Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;
• Счет на оплату;

2.2. Обмен всеми иными документами осуществляется на бумажном носителе:

• Акт взаимозачета;
• Акт сверки взаиморасчетов;
• Официальные письма и уведомления;
• Договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заявки к договору;
• Иные документы.

2.3.   Настоящее Соглашение регулирует отношения Сторон при осуществлении электронного обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе ЭД, подписанными ЭП.

2.4.   Получение документов в электронном виде и подписанных ЭП в порядке, установленном настоящим Соглашением, эквивалентно получению документов на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.5.   Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем. В период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лицами и заверенные печатью организации.

2.6.   Все документы, поступившие в порядке обмена в электронном виде, составлены в форматах в соответствии с требованиями законодательства, а также исходя из условий заключенных договоров.

3. Условия действительности квалифицированной ЭП

3.1. Стороны используют усиленную квалифицированную ЭП, которая в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

■        квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

■        квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

■       имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;

■       квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ и настоящим Соглашением.

3.2.     Стороны обязуются сообщать друг другу об ограничениях квалифицированной ЭП в течение 2 (двух) рабочих дней с момента установления таких ограничений, в противном случае, до момента получения такого уведомления Сторона вправе считать квалифицированную ЭП другой Стороны не обремененной какими-либо ограничениями, а документы, подписанные такой квалифицированной ЭП - имеющими полную юридическую силу.

3.3.     Стороны обязаны по необходимости заблаговременно обновлять сертификаты электронных ключей, а при неисполнении этого обязательства немедленно сообщить другой Стороне о возникшей ситуации.

4. Порядок взаимодействия Сторон при обмене электронными документами, подписанными ЭП

4.1.       Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

а)   получить квалифицированные сертификаты электронных ключей проверки электронной подписи руководителя либо иных уполномоченных лиц;

б)   заключить с Оператором соответствующий договор согласно требованиям соответствующего Оператора;

в)   получить у Оператора идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.

4.2.            Сторона при обмене документами в порядке ЭД формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный документ в электронном виде.

4.3.            Стороны обязуются своевременно (не позднее следующего рабочего дня¹ с момента получения документа) обмениваться извещениями/ подтверждениями в электронном виде о получении и отправке документов по телекоммуникационным каналам связи.

4.4.            Если Направляющая и/или Получающая Сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

4.5.            В случае необходимости внесения корректировок в направленный посредством ЭД документ, Направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный документ и информационное письмо Получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

4.6.            Входящий электронный документооборот.

4.6.1.      Направляющая сторона обязуется при каждой передаче пакета электронных документов через информационную систему передачи, приема, хранения и первичной обработки информации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, посредством интеграционных интерфейсов из учетных систем (1С и т.д.), указывать в поле «Договор номер» номер Договора.

    4.6.2. Электронные первичные учетные документы, перечисленные в п. 2.1., передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

4.7.            Исходящий электронный документооборот.

4.7.1. Датой выставления Получающей стороне документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла документа Оператору ЭД от ООО ПКФ «Диана», указанная в подтверждении этого Оператора ЭД. Документ в электронном виде считается выставленным при условии, что в ООО ПКФ «Диана» через Оператора ЭД пришло извещение Получающей стороны о получении файла документа, подписанное ЭП уполномоченного лица.

4.7.2. Датой приема Получающей стороной документов в электронном виде считается следующий рабочий день после даты поступления файлов документов Оператору ЭД от ООО ПКФ «Диана», указанной в подтверждении этого Оператора ЭД.

4.7.3. Электронные первичные учетные документы, перечисленные в п. 2.1., передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

____________

¹ Под рабочими днями понимаются дни, не являющиеся выходными и праздничными днями по законодательству места осуществления деятельности Получающей Стороны.

 

5. Тестовый обмен документом

5.1.             В целях проверки работоспособности и/или совместимости технических средств Сторон и/или Операторов ЭД Стороны договариваются о тестовом периоде, в течение которого передача документов в электронном виде дублируется бумажными экземплярами. Тестовый период устанавливается в течение 2-х месяцев с даты первого обмена документами в электронном виде.

5.2.             Положительным результатом тестового обмена документами является налаженный процесс передачи документов в электронном виде, отсутствие ошибок и замечаний Сторон к процессу электронного документооборота.

5.3.           В случае работоспособности и совместимости технических средств Сторон и/или Оператора ЭД Стороны прекращают дублировать электронный документооборот бумажными экземплярами документов.

6. Прочие условия

6.1.           В случае, если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора Получающей стороны извещение о получении электронного документа и при условии отсутствия от Получающей Стороны уведомления, Направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

6.2.           В     случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей Стороной и пр.), Направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами.

6.3.         Любая Сторона вправе в любой момент в одностороннем порядке отказаться от настоящего соглашения, направив другой стороне извещение об отказе, подписанное уполномоченным лицом. Настоящее соглашение будет считаться прекратившим свое действие по истечении 30 (Тридцати) календарных дней с момента доставки извещения Стороне об отказе от соглашения другой Стороной. В течение указанных 30 (Тридцати) календарных дней для Сторон продолжает действовать ЭД.